Wie du Urlaub mit Arbeit verbindest und deine eigene Workation organisierst

Was hältst du von der Idee, mit einer Gruppe von digitalen Nomaden für mehrere Wochen eine Villa an einem traumhaften Ort zu beziehen, um gemeinsam zu coworken und sich auszutauschen? Klingt gut, oder? Genau darum geht es bei einer Workation.

Am vergangenen Wochenende ist sie zu Ende gegangen, unsere erste Wireless Workation. Ich kann vorwegnehmen, dass es ein voller Erfolg war und alle zehn Teilnehmer eine großartige Zeit hatten. In diesem Beitrag möchte ich kurz zusammenfassen, wie der Mix aus Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation) abgelaufen ist und mit wie wenig Aufwand du selbst eine solche Workation organisieren kannst.

 

Die Planung der Workation

Eigentlich braucht es nichts weiter als ein paar motivierte, ortsunabhängige Unternehmer (oder auch Angestellte mit genügend Urlaub) und eine Unterkunft mit genügend Betten an einem coolen Ort.

In unserem Fall haben sich bereits zum Ende des letzten Jahres vier Leute gefunden, die von der Idee einer Workation begeistert waren. Nach einigem Abwägen haben wir uns für Bali als Standort entschieden, die Dauer auf vier Wochen festgelegt und dann nach Villen für 10 Personen recherchiert.

Gesucht haben wir über AirBnB und lokale Facebook Gruppen. Die zur Auswahl stehenden Unterkünfte haben sich in einem Preisrahmen von 2.000 bis 6.000 Euro im Monat bewegt. Nach Adam Riese kommt damit jeder Teilnehmer zu einem Selbstkostenanteil, der unter der deutschen Miete liegen dürfte.

Letztendlich haben wir uns für eine der teuren Varianten entschieden, was wir keine Sekunde bereut haben. Die Villa Hati Suci lag nördlich von Ubud, ca. 20 Minuten mit dem Scooter entfernt. Inmitten der Reisfelder gab es wirklich keinerlei Ablenkung, wenige westliche Restaurants aber auch keinen Strand in der Nähe.

 

Die Suche nach Teilnehmern

Wie gesagt, hatten wir bereits 4 Leute an Bord und mussten nun also noch 6 weitere Teilnehmer finden. Wenn du selbst eine Workation planst, dann würde ich dir unbedingt empfehlen, von Anfang an ein “Planungskomitee” von 2-4 Personen zu haben, um Organisationsaufwand, Entscheidungsfindung und Risiko für Zahlungsausfälle auf mehrere Schultern zu verteilen.

Ich wusste, dass viele Mitglieder von My Wireless Life und auch Blogleser große Lust auf ein solches Experiment hatten, weshalb es nach einem versendeten Newsletter genügend Anfragen gab. Durch die Kurzvorstellung der Interessierten haben wir einen ersten Einblick über deren Motivation und Erwartungen bekommen. Daraufhin haben wir in Einzel- und Gruppengesprächen über Skype fast alle Interessenten kennengelernt und ganz demokratisch über die Zusammensetzung der finalen Gruppe abgestimmt.

Wenn du selbst nicht über eine eigene Plattform oder ein Netzwerk an ortsunabhängigen Unternehmern verfügst, dann frage einfach mal ganz vorsichtig in Facebook Gruppen, in Foren oder in Coworking Spaces an, ob jemand Interesse an einem Coliving- und Coworking-Projekt hat. Sobald sich eine Handvoll Menschen gefunden hat, kommt der Ball von ganz allein ins Rollen.

Wahnsinnig toll für eine Gruppendynamik ist es, wenn Menschen mit verschiedenen Hintergründen, Ausbildungen und aus unterschiedlichen Altersgruppen zusammenkommen. Das war bei uns der Fall, so dass wir gegenseitig von den unterschiedlichen Erfahrungen und Ansichten profitieren konnten.

Nicht selten musste unsere Designerin Melanie Fragen zu Photoshop beantworten, Ehepaar Puls ihr Know-How zu E-Commerce teilen oder die Bloggerinnen Sabine und Dani Ratschläge zu Online und Content Marketing geben. Auch war es extrem spannend, hautnah in Projekte wie die Erstellung des Plugins Banana Content von Jonas oder das Amazon FBA Projekt von Bastian hineinzuschauen.

Mein Rat an dich: achte bei der Zusammenstellung der Gruppe darauf, dass alle Teilnehmer das gleiche Mindset, die gleichen Erwartungen und ungefähr den gleichen Wissensstand haben, jedoch aus unterschiedlichen Bereichen kommen.

Bali-Crew beim posen

Bali-Crew beim posen

 

Der kritische Punkt: Die Bezahlung

Planungskomitee hin oder her, letztendlich muss jemand die Unterkunft bezahlen und dann das Geld von allen Teilnehmern einsammeln. Hier ist ein gewisses Vertrauen und eine gute Absicherung notwendig, da man nicht alle Teilnehmer persönlich kennt.

Wenn du über AirBnB buchst, dann kannst du dir den Termin für die Unterkunft nur dann sichern, wenn du den vollen Beitrag überweist. Einige Gastgeber geben sich auch mit einer Anzahlung über PayPal (an AirBnB vorbei) zufrieden, die dann natürlich nicht über die Plattform abgesichert wird.

Es gibt nun also zwei Möglichkeiten:

  1. Du streckst das Geld voraus und bist dir sicher, dass genügend Teilnehmer ihren Anteil bezahlen (um einen Sicherheitspuffer zu haben, solltest du z.B. mit 8 anstelle von 10 Personen kalkulieren).
  2. Du sammelst zuerst das Geld aller Teilnehmer ein und buchst die Unterkunft, sobald das Geld auf deinem Konto eingegangen ist (mit dem Risiko, das die Unterkunft in der Zwischenzeit vergeben wurde).

In unserem Fall war ich in engem Kontakt mit dem Besitzer der Villa und bat ihn, uns den gewünschten Zeitraum ohne Vorabzahlung für eine Woche zu sichern. Nach seiner Zusage haben wir das Geld eingesammelt und eine Woche später gebucht.

Unsere internen Storno-Bedingungen waren klar geregelt: wer abspringt, muss sich selbst um Ersatz kümmern und hat keinen Anspruch auf Erstattung des gezahlten Betrags.

Da wir letztendlich 10 Personen waren, konnte ich den eingesammelten Sicherheitspuffer von ca. 150 Euro pro Person vor Ort in Bali wieder auszahlen. Wenn Unvorhergesehenes passiert wäre, dann hätten wir eventuelle Kosten dafür gemeinschaftlich getragen.

 

Der Ablauf vor Ort

An Orten wie Bali (und besonders wenn man “in the middle of nowhere” lebt), macht es Sinn, sich einen fahrbaren Untersatz zu besorgen. Wir haben also im Vorfeld schon Scooter für alle Teilnehmer über unseren Gastgeber organisiert und diese in Ubud abgeholt, um damit gemeinsam zur Unterkunft zu fahren. Nachzügler wurden von einem Fahrer vom Flughafen abgeholt.

Ein Learning von dieser Workation war, dass es auch sinnvoll ist, vorab lokale SIM-Karten für alle Teilnehmer zu organisieren. Nicht nur um untereinander telefonisch erreichbar zu sein, sondern vor allem um ein Backup für die oft unstabile Internetverbindung zu haben. Über einen Datenstick oder das Tethering über das Smartphone, kann so bei schlechter Verbindung ganz einfach ein mobiler Hotspot hergestellt werden.

Ansonsten war unser Tagesablauf sehr wenig strukturiert, was im Interesse aller Teilnehmer war. Jeder hat sich am Frühstückstisch eingefunden, wann immer er oder sie wach war. Über den Tag verteilt sind kleinere Gruppen zum Arbeiten nach Ubud oder Canggu gefahren, haben es sich in der Villa bequem gemacht oder Ausflüge in die Umgebung unternommen. Getroffen haben wir uns alle zusammen dann meist zum Abendessen, bevor die Nacht bei einem Bier (oder Arak) ausgeklungen ist.

Bewährt hat sich die offizielle Vorstellungsrunde am ersten Tag, in der jeder Teilnehmer etwas über sich und seine Erwartungen erzählt hat. In den darauffolgenden Wochen haben wir jeweils wöchentlich einen Recap gemacht, in dem jeder nacheinander seine Probleme, Wünsche und Feedback loswerden konnte. So konnten Dinge wie die Aufteilung der Einkaufskosten oder der Abwaschplan besprochen werden, bevor sie zu Frustrationen bei Einzelnen führten.

 

Die Startup-Night

Ein großartiges Experiment mit fruchtbaren Ergebnissen war unsere selbst organisierte Startup-Night. Die Idee dahinter war, das in einer Gruppe mit 4-6 Personen eine Geschäftsidee in möglichst kurzer Zeit (vom Nachmittag bis zum Schlafengehen) validiert, also auf ihre Umsetzbarkeit hin geprüft, wird.

Der Ablauf war wie folgt:

  1. Pitch: Jedes Gruppenmitglied hatte 3 Minuten Zeit, um eine eigene Idee vor versammelter Truppe vorzustellen.
  2. Questions: In einer zweiten Runde konnten alle Teilnehmer jeweils 3 Minuten lang Fragen zu einer Idee stellen.
  3. Decision: Nach 30-minütiger Bedenkzeit wurde demokratisch über zwei Ideen abgestimmt und die Teammitglieder haben sich auf beide Gruppen aufgeteilt.
  4. Hustle: In den nächsten Stunden entschieden die Team selbst, wie die Idee mit Hilfe eines Prototyps (MVP) umgesetzt und getestet werden kann.

Wir waren insgesamt 11 Personen, inklusive unserem Überraschungsgast und Indonesien-Experte Melissa von Indojunkie, weshalb wir jeweils eine Gruppe mit 5 und eine mit 6 Mitgliedern hatten. Ohne zu tief ins Detail zu gehen, denke ich dass diese Erfahrung der Startup-Night ein absolutes Highlight der Workation war.

Eine Idee wurde in derselben Nacht verworfen, was eine weniger schöne aber wertvolle Erkenntnis war. Die andere Startup-Idee ist mittlerweile im fortgeschrittenen Stadium, in dem bereits die Fertigung physischer Produkte geschehen ist.

Es ist schon toll zu sehen, wie in einer einzigen Nacht ein kompletter Webauftritt, inklusive Social Media, E-Mail-Liste und internen Kommunikationskanälen im Team aufgebaut wird und fünf Tage später ein eigenes physisches Produkt als Prototyp in der Hand gehalten wird, das kurz vor der Serienproduktion und dem Verkauf steht.

 

Warum du also unbedingt selbst eine Workation machen solltest?

Ich hoffe mit diesem Beitrag konnte ich meine Begeisterung auf dich übertragen. In diesem einen Monat auf Bali waren wir nicht unbedingt alle produktiver als zu Hause, haben aber viele neue Freundschaften geschlossen, uns über unseren eigenen Tellerrand hinaus ausgetauscht und hatten einfach eine fantastische Zeit mit Gleichgesinnten.

Wie viele Orte gibt es schon, an denen du nicht als Nerd abgestempelt wirst, wenn du um 23 Uhr mit deinem Bier vor dem Laptop sitzt und die Finger nicht von deinem neuesten Projekt lassen kannst?

Eine Workation ist eine einmalige Gelegenheit, um dich wirklich intensiv mit anderen digitalen Nomaden zu vernetzen. Um es in den Worten von Annnika zu sagen, die uns im Rahmen von Recherchearbeiten zu ihrer Doktorarbeit in der Villa besucht hat: “Es ist wie ein Ferienlager für Erwachsene”.

Wenn dich meine Worte nicht davon überzeugen konnten, in den nächsten Monaten selbst auf eine Workation zu gehen, dann schaffen es die folgenden Bilder ganz bestimmt.

 

Wie du gelesen hast, ist es wirklich nicht sonderlich schwer, so eine Workation selbst zu planen. Wenn du dich lieber anderen Gruppen anschließen willst, dann empfehle ich dir die weltweiten DNX-Camps von Marcus und Feli oder die Workation bzw. das Camp in Tarifa von Johannes.

Eine Übersicht zu weiteren Retreats, Camps und Workations auf der ganzen Welt findest du auf Startup Retreats und in einem umfangreichen Blogpost von SEOintheSUN. Eine weitere super Option ist das Sunny Office, das von Katja und ihrem Team regelmäßig in Südeuropa organisiert wird.

Wenn du auf die Extras und ein Rahmenprogramm verzichten kannst, dann schaue mal in den Programmplan mit Daten und Preisen für die kommenden Wireless Workations rein.

Wireless Workations 2015/16

 

Zum Abschluss ist es mir ein großes Bedürfnis, noch einmal danke an alle Teilnehmer der ersten Workation zu sagen. Ihr seid fantastisch und habt diesen Monat unvergesslich gemacht. Auf ein baldiges Wiedersehen und auf viele weitere, großartige Workations.

Danke für 11 Kommentare

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11 Kommentare zu "Wie du Urlaub mit Arbeit verbindest und deine eigene Workation organisierst"

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Dennis S.
Leser
Dennis S.

War es kein Problem, dass sich die Teilnehmer ein Bett mit u.A. Fremden teilen mussten?

Nela
Leser

Klingt richtig cool und vor allem motivierend 🙂 … Kann mir gut vorstellen, dass der Spirit auf einer Workation ganz toll ist! … Gleich mal schaun ob bei den Terminen was für mich dabei ist 🙂

Christin
Leser

Huch, sorry, ich meinte natürlich Sebastian …

Viele Grüße
Christin

Christin
Leser

Hallo Johannes,

vielen Dank für den Artikel! Er kommt auch für mich genau zum richtigen Zeitpunkt, da ich gerade zusammen mit Sabrina von lets-find-tiggy.com eine Workation für Familien organisieren möchte. Leider dürfen ja z. B. bei den DNX Camps keine Kinder mitgenommen werden, daher würden wir gerne unsere eigene familienfreundliche Workation organisieren. Bisher haben wir versucht, für alle einen gemeinsamen Termin zu finden, da wir ja auch nicht so viele Leute mit Kindern sind, aber da kamen wir noch nicht auf einen gemeinsamen Nenner.

Vielleicht müssen wir das Ganze doch einmal anders angehen 😉

Jan
Leser

Sweeeet! Danke!
Eigentlich wollte ich mich die Tage einfach so bei dir melden um mich mal über das Thema Workation schlau zu machen. Ich war noch nie auf einer Workation, aber ich will für Anfang 2016 gerne eine auf Island Organisieren und muss mir noch überlegen wie ich da am dümmsten ran gehe. Daher hat dein Beitrag hier jetzt ein megagutes Timing! Danke! 😀

Jan