e-Residency in Estland: Was dahinter steckt und warum du e-Resident werden solltest

Seit Mai 2015 kann sich für die estnische e-Residency beworben werden. In den ersten 24 Stunden gab es bereits 4.000 Bewerbungen aus 140 Ländern. Was du als e-Resident für Vorteile hast und wie du zum digitalen Bürger von Estland wirst, erfährst du in diesem Erfahrungsbericht.

Berichten zufolge hat der kleine baltische Staat mit einer Bevölkerung von gerade einmal 1,3 Millionen die höchste Dichte an Start-ups pro Einwohner weltweit. Kein Wunder also, dass Programmierkenntnisse bereits fest im Bildungsplan von Grundschulen verankert sind.

Esten haben die Software für Skype und den Bezahlservice Transferwise entwickelt. Mit der One-Stop-Shop-Lösung für e-Government Services kann in weniger als 18 Minuten ein Unternehmen in Estland angemeldet werden (Eintrag im Guiness Buch der Rekorde 2009). Die Hauptstadt Tallinn wird nicht selten als das europäische Silicon Valley bezeichnet.

Estland ist der erste Staat, der einen virtuellen Wohnsitz – genannt e-Residency – möglich macht. Als e-Resident bist du kein Staatsbürger, kannst aber mit deiner digitalen ID verschiedene Services der estnischen Regierung in Anspruch nehmen.

Die Bürger im eigenen Land können die e-Services schon seit über einem Jahrzehnt nutzen. Nach und nach sollen sie jetzt auch für Menschen außerhalb von Estland zugänglich gemacht werden. Zu den e-Services gehören:

  • e-Cabinet: digitales Kabinett, durch das Reisekosten und tausende Papierdokumente für Regierungsmitglieder eingespart werden.
  • i-Voting: seit 2005 können Einwohner in Estland über das Internet ihre Stimme bei Wahlen abgeben (2011 hat fast jeder 4. online gewählt).
  • e-Tax: seit 2000 werden Steuererklärungen komplett online eingereicht.
  • e-School: Anwesenheit, Noten und Hausaufgaben werden über das System geregelt. iPads sind fester Bestandteil in estnischen Schulen.
  • e-Prescription: alle Krankenhäuser und Apotheken in Estland verschreiben Medikamente komplett digital.
  • DigiDoc: mit einer ID Card oder MobileID können Dokumente einfach digital unterschrieben werden.
  • eBusiness-Register: von der Einsicht in digitale Unternehmensregister bis zur Gründung eines Unternehmens ist über diese Plattform alles möglich.
  • e-Police, e-Health, e-Energy und vieles mehr …

 

Was steckt hinter der E-Residency in Estland?

Die e-Residency ist eine länderübergreifende digitale Identität. Estland öffnet sich mit der e-Residency für jeden Menschen auf der Erde, der estnische e-Services in Anspruch nehmen möchte. Spannend ist dieser innovative Ansatz vor allem für ortsunabhängige Unternehmer, die sich nicht von nur einer Regierung oder einer Meldeadresse abhängig machen wollen.

Jeder e-Resident erhält eine “smart ID card”, mit der verschiedene Online-Services der estnischen Regierung genutzt werden können. Die ID card dient als digitale Signatur, mit der Verträge unterzeichnet, Dokumente verschlüsselt und Daten verifiziert werden können.

Ganz einfach gesagt: als e-Resident bekommst du eine kleine Plastikkarte mit Microchip, mit der du dich online ausweisen und alle möglichen Dokumente digital unterzeichnen kannst – ganz egal, wo auf der Welt du dich gerade befindest.

Die digitale Signatur ist zumindest in Estland von Gesetzes wegen genauso viel wert, wie eine handschriftliche Unterschrift. Die smart ID card enthält einen Microchip mit 2048-bit Verschlüsselung und zwei Sicherheitsschlüsseln für digitale Unterschriften und die Autorisierung für die Nutzung von Online-Services.

smart ID card

Digital ausweisen und unterschreiben mit der smart ID card

 

Die e-Residency ist jedoch nicht gleichzusetzen mit einer Staatsbürgerschaft, einer Aufenthaltsgenehmigung oder einem steuerlichen Wohnsitz in Estland. Die smart ID card enthält kein Foto, weshalb es kein offizielles Reisedokument ist.

 

Was du als E-Resident machen kannst

Jetzt kommt der eigentlich spannende Teil. Du fragst dich sicher, ob hinter der e-Residency mehr als nur eine Kampagne steckt, um Estland die Aufmerksamkeit der Medien zu sichern?

Seit einigen Tagen bin ich selbst offizieller e-Resident von Estland und habe mich auf der Plattform e-Estonia mal ausgiebig umgeschaut. Bei der Abholung meiner smart ID card hatte ich außerdem noch eine interessante Unterhaltung mit dem Konsul in Shanghai.

Zunächst mal ganz objektiv betrachtet, was du mit der e-Residency machen kannst (eine Übersicht zu allen Services gibt es hier):

  • Unternehmensgründung: innerhalb eines Tages kannst du ein Unternehmen komplett online eröffnen und verwalten (mehr dazu weiter unten).
  • Unternehmensverwaltung: du kannst das digitale Unternehmensregister einsehen, Online-Berichte wie Jahresabschlüsse hochladen und Änderungen an der Registrierung vornehmen.
  • Steuererklärung: Einkommenssteuern und die Ertragssteuern für dein Unternehmen kannst du direkt online erklären (mehr Infos hier).
  • e-Banking: sicheres Online-Banking mit estnischen Banken, der Swedbank und SEB Bank (zur Eröffnung des Kontos ist derzeit noch ein persönliches Gespräch vor Ort nötig).
  • Patente/Marken anmelden: du kannst komplett online europäische Patente, Handelsmarken und Warenzeichen anmelden.
  • Signatur: mit der smart ID card kannst du Verträge und Dokumente digital unterzeichnen.

 

Es ist bereits Gang und Gebe in Estland Unternehmen komplett online zu gründen, Verträge digital zu unterzeichnen oder die Steuern online einzureichen, ohne vor Ort zu sein. Spannend für Online-Unternehmer sollte vor allem die unkomplizierte und günstige Gründung sowie Verwaltung eines Unternehmens im EU-Raum sein, ohne dass ein fester Wohnsitz vor Ort benötigt wird.

Ein großes Defizit ist, dass Banken derzeit noch nicht komplett online eröffnet werden. Das liegt weniger an den Banken, die sich bereitwillig zeigen, sondern an den estnischen Gesetzen zur Vermeidung von Geldwäsche und Finanzierung von Terroristen.

 

Unternehmensgründung als e-Resident

Die Eröffnung eines Unternehmens funktioniert als e-Resident komplett online, ohne dass du ins Land reisen musst. Dabei kannst du zwischen einer Private Limited Company (ähnlich GmbH), Sole Proprietor (Einzelunternehmen), Limited Partnership (KG), General Partnership (OHG) und Non-Profit auswählen.

Für e-Residents fällt keine Einkommenssteuer an und Unternehmenserträge müssen nur dann zu einer Rate von 20% versteuert werden, wenn sie das Land verlassen. Solange du deine Gewinne in Estland lässt, bezahlst du keine Steuern. Weitere Informationen zum Steuersystem findest du hier.

Die großen Vorteile der Unternehmensgründung in Estland sind neben der einfachen Eröffnung, die geringen Verwaltungskosten, die bequeme Administration über das Online-Portal und die gute Reputation als EU-Standort (im Gegensatz zu einigen Offshore-Standorten).

Für die Gründung deines ortsunabhängigen Unternehmens in Estland sind folgende Schritte notwendig:

  1. Bewerbung für die e-Residency (genaue Infos findest du weiter unten im Beitrag) – Kosten: 100 Euro
  2. Auswahl eines Anbieters für eine virtuelle Geschäftsadresse, die im Unternehmensregister hinterlegt wird (Auswahl an Anbietern) – Kosten: ca. 200 Euro/Jahr
  3. Name für das Unternehmen auswählen und überprüfen, ob es diesen schon gibt (Auskunft hier)
  4. Registrierung des Unternehmens im Company Registration Portal und Upload der erforderlichen Dokumente (Namen der Shareholder, Articles of Association, Angaben zum Gründer) – Kosten: 145 Euro
  5. Digitale Signatur mit der smart ID card
  6. Überweisung von Anmeldegebühr und Stammkapital (mindestens 2.500 Euro für eine Private Limited, um die Haftungsbeschränkung aufzuheben – weitere Infos hier unter § 140)
  7. Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer Filialbank oder Payment Institution (digitales Konto) im Europäischen Wirtschaftsraum
  8. Anmeldung einer estnischen VAT Number (wenn die jährlichen Umsätze über 40.000 Euro liegen – Details hier und hier)

Nachtrag: Für die Unternehmensgründung über das Company Registration Portal wird nicht zwingend ein estnisches Geschäftskonto benötigt. Seit Anfang 2019 können beliebige Konten im EWR genutzt werden.

e-Business Register

Unternehmensgründung leicht gemacht im e-Business Register

 

Anders als in vielen anderen Offshore-Standorten wir keine Sekretärin oder ein Direktor vor Ort benötigt. Die Steuererklärung wird bis spätestens 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres über das e-Tax Board und eine bereitgestellte Software eingereicht. Alle erfoderlichen Dokumente (wie Jahresabschluss) können über das e-Business Portal hochgeladen werden. Der Verwaltungsaufwand scheint also recht niedrig zu sein.

Das große Problem scheint bisher noch das Geschäftskonto zu sein. Die smart ID Card für e-Residents wird bisher von drei Banken in Estland anerkannt – der estnischen LHV und den skandinavischen Banken Swedbank und SEB. Zum jetzigen Zeitpunkt kann die Bewerbung für ein privates oder geschäftliches Konto zwar online eingereicht werden, jedoch ist für die Eröffnung noch eine Anreise nach Tallinn erforderlich.

Interessant ist diese Alternative wohl für alle (mich eingeschlossen), die innerhalb der EU aber außerhalb Deutschlands ein Unternehmen bzw. eine Niederlassung eröffnen möchten. Ich werde noch ein paar Monate abwarten und eventuell selbst eine Zweigstelle meiner Hong Kong Limited in Estland registrieren.

 

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So wirst du zum E-Resident

Bewerben kann sich grundsätzlich jeder, der über 18 Jahre alt und nicht vorbestraft ist. Abgeholt werden kann die smart ID-Card an einem von insgesamt 38 Standorten weltweit, unabhängig davon, wo du wohnst.

Bei mir hat der gesamte Prozess ca. 2 Monate gedauert. Derzeit wird auf der Webseite von e-Estonia von verlängerten Wartezeiten aufgrund der erhöhten Nachfrage hingewiesen.

Die Beantragung ist wirklich kinderleicht und kostete damals etwas über 50 Euro (Stand 2019: 100 Euro). So sah der gesamte Prozess (mit Angabe der Daten und E-Mail-Verkehr) bei mir aus:

1.) Online-Bewerbung (14.05.2015): Neben deinen persönlichen Angaben musst du ein paar Sätze zu deiner Motivation für die Bewerbung schreiben und ein Passfoto sowie einen Scan deines Reisepasses hochladen. Das Ganze dauert keine 5 Minuten. Hier geht’s zur Online-Bewerbung

2.) Bezahlung (14.05.2015): Die Kosten betragen 50 Euro (plus 0,99 Euro Kartengebühr) und müssen mit Kreditkarte (Mastercard oder Visa) bezahlt werden. Nach wenigen Minuten bekommst du eine Zahlungsbestätigung von der “Politsei- ja Piirivalveamet” in Estland, die den Geldeingang bestätigt. Dann heißt es warten.

3.) Background-Check (03.06.2015): Das Estonian Police and Border Guard Board (Bundesgrenzschutz) überprüft, ob du Vorstrafen hast oder sonstige Fragen zu deiner Bewerbung auftreten: “Estonian Police and Border Guard Board has received an application for e-Resident Digi-ID submitted by SEBASTIAN KÜHN born on 02.02.1983. The application number 1032… was submitted on 03.06.2015 and is currently being reviewed.”

4.) Nachricht über den Background-Check (18.06.2015): Sobald der estnische Bundesgrenzschutz deine Bewerbung akzeptiert hat, bekommst du per E-Mail bescheid: “Estonian Police and Border Guard Board has granted e-Residency to SEBASTIAN KÜHN born on 02.02.1983. You will be notified upon the document’s arrival to the place of issue marked on the application form.”

5.) Aufforderung zur Abholung der ID card (23.07.2015):  Gute zwei Monate nach der Online-Bewerbung bekam ich die E-Mail mit der Bitte zur Abholung meiner smart ID Card bei meinem angegebenen Standort in Shanghai: “This is to confirm that the digital identity card of the Republic of Estonia that you applied for has arrived at the Consulate General of Estonia in Shanghai and is ready to be picked up.”

6.) Persönliche Abholung der Karte: In 38 Städten rund um den Globus kannst du deine e-Resident smart ID Card und den Kartenleser im estnischen Konsulat abholen. Vor Ort musst du dich mit deinem Reisepass ausweisen und es werden deine Fingerabdrücke genommen. Nach einem kurzen Gespräch mit dem Konsul bekommst du alle Unterlagen.

7.) Aktivierung der Zertifikate: Einige Stunden nach der ersten Anmeldung im Online-Portal von e-Estland werden die Zertifikate für die smart ID card aktiviert, womit dir dann alle Service der e-Residency zur Verfügung stehen: “Certificates for e-Resident Digi-ID N0106… have been activated and the document is ready for digital use. Welcome to e-Estonia! Sincerely, Police and Border Guard Board”

 

Hinweis: Die ersten smart ID-Cards waren nur zwei Jahre gültig, weshalb ich meine eigene Karte bereits neu beantragen musste. Eine Verlängerung ist leider nicht möglich, weshalb der gesamte Prozess erneut durchlaufen und bezahlt werden muss. Mittlerweile sind die Karten fünf Jahre lang gültig (Stand 2019).

Die neuen ID-Cards mit einer Laufzeit von 5 Jahren

 

Was wir zukünftig von Estland erwarten können

Mein Fazit: bisher sind die sichtbaren Vorteile der e-Residency noch sehr überschaubar und bis auf die Unternehmensgründung kaum praktisch anwendbar. Aber genauso ist das auch, wenn ein Unternehmen eine echte Innovation auf den Markt bringt. Es dauert ganz einfach seine Zeit, bis sich eine solche Idee entwickeln kann.

Die e-Residency ist ein Experiment und genau so solltest du es bisher sehen. Es ist ein mutiger Vorstoß eines kleinen Landes, um (zumindest virtuelle) Grenzen zwischen Ländern aufzulösen.

Kaspar Korjus, der Verantwortliche für das e-Residency Programm, entwickelt das Projekt wie ein Start-up. Ganz im Sinne des Lean-Startup-Ansatz ist das Pilotprojekt noch in der Beta-Phase und wird, basierend auf Erfahrungen und Nutzer-Feedback, schrittweise zu einem fertigen “Produkt”.

Laut dem digitalen Magazin “Life in Estonia” sollen in Zukunft die angebotenen Services für e-Residents über die Regierung hinaus auf den privaten Sektor erweitert werden. Prominente Beispiele sind die Bezahlservices Stripe und PayPal, die die extrem sichere Authentifizierung mit der smart ID card nutzen könnten.

Weiterhin wird es eine MobileID geben, mit der alle Services über eine sichere SIM-Karte im Telefon genutzt werden können.

Ganz abgesehen davon, ob die praktischen Vorteile momentan schon vorhanden sind oder nicht, finde ich die estnische Initiative für einen digitalen Wohnsitz absolut bemerkenswert und bin gespannt, was noch kommt.

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