Cloud Accounting mit FastBill: Online Buchhaltung, aber sexy

Cloud Accounting bedeutet nichts anderes, als seine Buchhaltung online zu führen. Am besten mit einem Tool, dass auch von uns Kleinunternehmern, ohne Expertise für Buchungskonten, bedient werden kann. Eine super Option für einen solchen Service stellt FastBill dar.

Hast du jemals mit einer Buchhaltungssoftware, Standard-Kontenrahmen und doppelter Buchführung gearbeitet? Wahrscheinlich bekommst du, so wie ich, bei diesen Begriffen eine Gänsehaut und überlegst dir, ob das mit der Selbständigkeit wirklich eine so gute Idee war.

Ich musste mich während Teilzeitjobs neben dem Studium gezwungenermaßen mit dem Thema beschäftigen, hatte aber trotz meinem Hintergrund in BWL arge Probleme mit den verschiedenen Programmen zurechtzukommen.

Buchhaltungssoftware von DATEV oder Lexware richtet sich ganz einfach an ausgebildete Buchhalter und ist damit gut geeignet für größere Unternehmen. Für Freelancer, Solopreneure oder Startups, die nicht über die Ressourcen und das Know-How einer eigenen Buchhaltung verfügen, sind diese Produkte absolut ungeeignet.

Was, wenn wir gerade erst durchstarten und unser Budget die Anstellung eines Buchhalters nicht hergibt?

Dann brauchen wir einfache Lösungen, die wir auch ohne zeitaufwändiges Training oder eine Fachausbildung nutzen können. Intuitive, leicht verständliche Anwendungen für uns Nutzer und nicht für Buchhalter.

 

Cloud Accounting für Kleinunternehmer und Virtuelle Teams

Cloud Accounting macht besonders dann Sinn, wenn Buchhaltung an Buchhalter oder virtuelle Assistenten abgegeben wird. Da die Daten in der Cloud liegen, können alle Personen mit Zugangsberechtigung jederzeit damit arbeiten.

Sinnvoll sind die Tools zur Buchhaltung aber auch für Kleinunternehmer, die ihre laufenden Einnahmen und Ausgaben selbst einbuchen wollen, jedoch keine Ahnung von Buchhaltung haben. Oder Freelancer, die Angebotserstellung, Rechnungsversand und Mahnverfahren automatisieren wollen.

Wie für Cloud-basierte Services typisch, können alle Daten der Online Buchhaltung jederzeit von überall aus in Echtzeit abgerufen und bearbeitet werden. Eine Ausgabe mal eben schnell per Smartphone einbuchen – kein Problem. Auch die lästige regelmäßige Sicherung der Daten entfällt.

Wer sich jetzt sofort Sorgen um die Sicherheit der Finanzdaten macht, der sollte zuerst überlegen, wie sicher diese im Computer oder Aktenordner im Büro sind und sich erst dann um Hackerangriffe sorgen. Mal ganz ehrlich, warum sollte sich jemand Zugang zu den Buchhaltungsdaten eines Kleinunternehmers verschaffen wollen?

Natürlich sollte bei der Auswahl eines Cloud Accounting Services darauf geachtet werden, dass die Daten auf einem deutschen Server liegen und Sicherheitsstandards zur Datenübermittlung verwendet werden.

Anders als bei lokal installierten Softwarelösungen muss bei der Anschaffung nicht tief in die Tasche gegriffen werden, sondern es wird für die Software as a Service monatlich abgerechnet. Die Kündigung ist jeweils zum nächsten Zahlungszeitraum problemlos möglich.

 

Welches Cloud Accounting Tool ist das Richtige?

Welcher Online Buchhaltungsservice sich für dich am besten eignet kommt ganz darauf an, welche Features du benötigst. Ich selbst nutze seit einigen Jahren Freshbooks, da sich mein Unternehmen und der Großteil meiner Kunden im Ausland befindet.

Wenn der Mittelpunkt deines Businesses in Deutschland ist, dann solltest du vor allem darauf achten, dass formelle Anforderungen an Hosting und Datenschutz eingehalten werden und das Tool deine Anforderungen erfüllt, ohne dabei überladen zu sein. Die folgenden Punkte solltest du bei der Entscheidung berücksichtigen:

  • Funktionen: sind benötigte Features wie Rechnungserstellung, Kundenmanagement, Reisekostenabrechungen oder Einbuchen von wiederkehrenden Abo-Zahlungen vorhanden?
  • Benutzeroberfläche: wie intuitiv lassen sich die Buchungen für einen Nicht-Buchhalter durchführen? Gibt es native Apps für mobile Geräte?
  • Support: ist die Unterstützung bei Problemen im Preis inbegriffen? Wie schnell reagiert der Kundenservice? Ist der Support in deutscher Sprache?
  • Integration: werden Services von Drittanbietern unterstützt, um dessen Daten automatisch zu importieren und einzubuchen?
  • Reporting: können mit einem Klick Berichte wie Jahresabschluss, GuV-Aufstellung oder Monatsberichte erstellt werden?
  • Zugänge: Anzahl der möglichen Benutzer und Kosten pro Zugang für Teammitglieder oder Externe wie Buchhalter oder Berater?
  • Export: in welchen Dateiformaten können Daten exportiert werden? Gibt es Schnittstellen zu anderen Services? Ist die automatische Übermittlung der USt-Voranmeldung zum Finanzamt möglich?
  • Sicherheit: in welchem Land befindet sich der Datenserver? Welche Standards werden zur Datenübermittlung verwendet?
  • Kosten: für Kleinunternehmer mit einem Zugang bewegen sich die Preise für gute Cloud Accounting Tools um die 20 Euro.

 

Eine aktuelle Übersicht zu guten – kostenlosen und kostenpflichtigen – Cloud Accounting Tools findest du in den Beiträgen der Gründerküche und dem Toolsmag.

Das Tool, das sich unter Kleinunternehmern und vor allem digitalen Nomaden als Favorit durchgesetzt hat, ist FastBill. Was das Tool kann und für wen es sich eignet, erfährst du im zweiten Teil zum Cloud Accounting.

 

FastBill – Buchhaltung für Nicht-Buchhalter

FastBill ist eine einfache online-basierte Lösung für die digitale Abrechnung und Buchhaltung kleiner Unternehmen – Freelancer, Startups, Agenturen, Digitale Nomaden -, also für alle, die Rechnungen schreiben und Belege sammeln müssen.

Zu den Features von FastBill gehören die Erstellung und der Versand von Angeboten und Rechnungen, das Erfassen und Archivieren von Belegen, eine integrierte Zeiterfassung und Finanzübersicht sowie der einfache Export der Daten.

Christian HäfnerChristian Häfner ist einer der Mitgründer von FastBill und Blogger bei LetsSeeWhatWorks.com. Er hat sich zur Verfügung gestellt, um dir zu erklären, ob und warum sich FastBill für deine Buchhaltung eignen könnte.

 

Wie erleichtert euer Service den Alltag von Kleinunternehmern?

Da gibt es verschiedene Faktoren. Zum einen ist FastBill mobil. Dank webbasierter Technologie kann die Buchhaltung von jedem Gerät an jedem Ort der Welt erledigt werden. Das einzig wirklich wichtige ist Internet.

Typische Aufgaben rund um den täglichen Papierkram lassen sich mit FastBill einfach von unterwegs und (nebenbei) erledigen. Z.B. können Belege (Ausgaben) unterwegs einfach gescannt per E-Mail an die persönliche FastBill Inbox weitergeschickt werden, damit sie dort später dem Steuerberater per Monatsexport zur Verfügung stehen.

Dank der E-Mail Inbox (eine persönliche Inbox E-Mail pro Account), kann das mit jeder beliebigen Scan-App passieren. Aber auch alltägliche Aufgaben wie Rechnungen oder Angebote schreiben sind im Handumdrehen erledigt.

 

Was unterscheidet euer Angebot zu anderer Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware?

Der wohl auffälligste Unterschied ist die Erscheinung. Wir haben viel Wert auf eine einfach und intuitive Oberfläche gelegt, die schön aussehen soll. Unser Motto ist „Buchhaltung kann auch sexy sein“. Das ist uns offenbar so gut gelungen, dass FastBill dafür 2014 sogar dafür mit dem German Design Award in Gold in der Kategorie Interactive User Experience ausgestattet wurde.

Ein weiterer Unterschied ist, dass wir ein deutsches Unternehmen mit eigenen Servern in Deutschland und deutschem Support sind. Auch, wenn Buchhaltung sexy ist, gibt es formelle Anforderungen an Hosting und Datenschutz, bei denen die US-Anbieter einfach keine gute Lösung für deutsche Unternehmer bieten.

 

Kannst du uns ein Beispiel für einen typischen Workflow mit Fastbill geben?

Klar. Mit den Belegen hatte ich es ja oben bereits erklärt. Sagen wir, ich bin Freelancer und schreibe per FastBill zunächst ein Angebot. Dieses verschicke ich per Online-Link an den Kunden und bekomme eine positive Antwort. Aus dem Angebot mache ich per Knopfdruck eine Rechnung und wähle ggf. eine individuelle Rechnungsvorlage (Video unten rechts) dafür aus und versende es erneut, per Post (für 1€) oder wieder per E-Mail als PDF mit Online Link. Der Kunde bezahlt und die Zahlung wird in FastBill hinterlegt. Über die Online Rechnung ist alles auch für den Kunden transparent nachvollziehbar.

Einmal pro Monat schicke ich meinem Steuerberater alle Rechnungen und Belege (inkl. meiner Einnahmen aus Affiliate Quellen) per Monatsreport an den Steuerberater, wahlweise per DATEV, CSV, Excel, oder einfach per PDF Download Archiv. Darüber darf jeder Steuerberater selbst entscheiden.


 

Brauche ich als Anwender eures Services Vorkenntnisse in der Buchhaltung?

Nicht wirklich. Wir wissen, dass gerade neue Unternehmer genug damit zu tun haben ihr Kerngeschäft auf die Beine zu stellen. Das Wissen über die Buchhaltung kann bei FastBill minimal sein. Man sollte wissen, was eine Rechnung ist und ansonsten erstmal alle Felder bei FastBill ausfüllen, die man im Laufe des Onboardings abgefragt wird.

Die Ordnung über Einnahmen und Ausgaben ist bei den meisten neuen Unternehmern die Stelle, an der die Fragen des Steuerberaters am meisten „schmerzen“. Wer aber FastBill für seinen Papierkram nutzt, ist hier schon optimal aufgestellt. Damit die Grundlagen aber auch gut sitzen, schreiben wir auch regelmäßig darüber auch in unserem Blog.

 

Hört sich das nach einem Service an, den du zumindest mal für 30 Tage kostenlos testen würdest? Ich kann dir das Ausprobieren nur wärmstens empfehlen, schon alleine, um dir einen Einblick in die einfache Anwendung einer Online Buchhaltung zu verschaffen.

Hier kannst du FastBill für 30 Tage kostenlos testen

 

FastBill ist mehr als nur Buchhaltung

Neben den Services und Produkten, die ein Unternehmen anbietet, sind für mich besonders die Hintergründe interessant. Was haben sie anders gemacht als andere, um heute erfolgreich zu sein? Wie organisieren sie die täglichen Abläufe? Wie läuft die Kommunikation innerhalb des Teams ab?

Ganz im Sinne des Bootstrapping Ansatzes hat sich FastBill komplett aus eigenen Mitteln finanziert, aber auch mit geringen finanziellen Mitteln in recht kurzer Zeit viel Aufmerksamkeit erhalten.

Christian sagte dazu, dass ein Produkt wie FastBill damals für VCs einfach nicht so attraktiv war wie Groupon, Airbnb oder andere Consumer Apps. Deshalb wurde der Ansatz des Bootstrappings gewählt, also immer nur das ausgegeben, was zuvor verdient wurde. Jeder Euro wurde erst nach dreimaligen Überlegen investiert und kreative Ideen wie die Startup Tour haben mit minimalem Aufwand recht viel bewirkt.

Zu sehen ist Christian des öfteren mit einem Shirt, auf welchem “Chuck Norris braucht kein Büro” zu lesen ist. Das Team von FastBill arbeitet zwar nicht komplett ohne Büro, ist aber sehr dezentral aufgestellt.

Aktuell bestehen sie aus ca. 21 Mitarbeitern im Haupt-Office in Frankfurt/Offenbach, 3 in Hamburg, der Buchhaltung in Essen, einem in Sao Paolo und ein paar Leuten, die von Home Offices verteilt aus ganz Deutschland arbeiten. Immer mal wieder arbeitet auch ein Team-Mitglied aus der Ferne, z.B. mal 4 Wochen aus Bolivien.

Funktionieren kann das Ganze laut Christian mit einer guten Synchronisation via Internet und Telefon. Auf dem morgendlichen Weg ins Büro ruft der Geschäftsführer meist schon das (Marketing) Team an, um den Tag zu besprechen.

Außerdem gibt es wöchentliche virtuelle Meetups, in denen jedes Team ein anderes auf dem Laufenden hält. Damit auch für die nichts verloren geht, die mal nicht direkt im Geschehen sind, wurde eine interne Community geschaffen, in der jeder Facebook-ähnlich wichtige Updates an andere streuen und sich jederzeit über das Geschehen in anderen Teams informieren kann.

Großartig, dass FastBill nicht nur eine Komponente für das digitale Büro anbietet, sondern es im eigenen Unternehmen vorlebt. Für mich ist das wieder mal ein klasse Beispiel dafür, wie ein innovatives Produkt eine unattraktive Branche aufpoliert.

Ich kann nicht behaupten, dass ich mich heute gerne mit Buchhaltung beschäftige, jedoch ist es mit Tools wie dem von FastBill deutlich weniger frustrierend.

Wie organisierst du eigentlich deine Buchhaltung?

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