Lost in Time: Beim Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen den Überblick behalten

Wann hast du das letzte mal einen Termin oder eine Deadline verpasst, weil du dich in den Zeitzonen verloren hast? Mir passiert das andauernd, da sich meine Geschäftspartner alle in unterschiedlichen Zeitzonen befinden und ich selbst oft zwischen MEZ, EST und CST wechsele.

Als ich zu Beginn meiner Selbständigkeit als Freelancer für amerikanische und britische Kunden gearbeitet habe, befand ich mich selbst in China. Der Zeitunterschied betrug zwischen und 6 und 14 Stunden. Da ich bereits einen halben Tag voraus war, gab mir das mehr Zeit um Deadlines einzuhalten. Auf der Negativ-Seite standen Telefontermine mit Klienten, die für mich in der Regel mitten in die Nacht fielen.

Seit über zwei Jahren mache ich nun kein Kundengeschäft mehr. Ich dachte das Problem mit der Zeitverschiebung hat sich damit erledigt, was weit gefehlt war. Heute arbeite ich an gemeinsamen Projekten mit Leuten, die überall in der Welt verstreut sind. Dazu kommen Mastermind Gruppen mit anderen digitalen Nomaden, die schon von Definition wegen nicht lange in einer Zeitzone verweilen.

Wenn auch mich dann die Reiselust packt, dann herrschte in meinem Terminkalender lange Zeit absolutes Chaos. Für welche Zeitzone hatten wir den Termin vereinbart? Welche Zeit passt sowohl für Tokio, Berlin als auch Mexiko? Ist es bei ihr schon heute oder noch gestern?

Mittlerweile habe ich für mich ein gutes System gefunden, um mich nicht zwischen den Zeitzonen zu verlieren. Wie ich mich organisiere und welche Tools ich nutze, möchte ich dir in diesem Beitrag zeigen.

 

Du brauchst eine gleichbleibende Bezugszeitzone

Wenn ich Termine für Coachings, Masterminds oder gemeinsame Projekte vereinbare, dann muss vorher klar, über welche Zeitzone wir sprechen. Diese Bezugszeitzone sollte für dich immer gleich sein, auch wenn sie nicht deiner oder der Zeitzone deines Termins entspricht.

Wenn für dich die deutsche Zeit als Bezugszeitzone Sinn macht, rechne also nicht von Sao Paulo nach Sydney, sondern von Sao Paulo nach Berlin und Sydney nach Berlin.

Auch wenn ich selbst selten in dieser Zeitzone bin, richte mich immer nach der deutschen Zeit (MEZ, Mitteleuropäische Sommerzeit). Bei meiner Arbeit als Freelancer haben wir uns mit ausländischen Kunden immer an der GMT (Greenwich Mean Time, London) orientiert.

Je nachdem wo sich deine Kunden, Mitarbeiter oder Partner befinden, solltest du dich auf eine Bezugszeitzone einstellen und die sich darauf beziehenden Zeitverschiebungen im Kopf haben. Wichtig ist, dass ihr immer alle von der gleichen Zeitzone sprecht und diese zur Umrechnung nutzt.

 

Entwickle ein grundlegendes Verständnis der Zeitverschiebung

Wenn wir uns wieder auf die deutsche Zeit beziehen, dann liegt Amerika ca. 6-9 Stunden hinter uns (Südamerika teilweise nur 4 Stunden). Zwischen 5-8 Stunden später am Tag ist es in Asien und sogar 10-13 Stunden in Ozeanien. Wenn ich Termine zwischen den Zeitzonen mache, dann denke ich genau in diesen Kategorien (mit deutscher Zeit als Bezugspunkt):

  • Amerika -6 bis -9 Stunden
  • Europa: Jetzt
  • Asien: +5 bis +8 Stunden
  • Ozeanien: +10 bis +13 Stunden

Diese grobe Kategorisierung hilft mir bei der Überlegung, wann es gemeinsames Zeitfenster für einen Termin gibt. Für das Feintuning der Termine helfen dann glücklicherweise kleine Tools.

 

Nutze Tools bei der Terminplanung

Es gibt viel kostenlose Tools, die bei der Terminplanung helfen. Diese Tools wandeln die Zeit automatisch je nach der Zeitzone um, in der du dich oder dein Partner sich befindet. Einige Tools die ich andauernd verwende sind die folgenden:

  • World Time Buddy: zur schnellen Umrechnung von Zeitzonen zwischen verschiedenen Orten
  • iPhone Uhr: die wichtigsten Zeiten habe ich in der standardmäßigen Weltzeituhr gespeichert
  • LoversClock: für den Mac kannst du dir in der Symbolleiste parallel zur aktuellen Zeit eine zweite Zeitzone anzeigen lassen
  • Calendly: zur Terminvereinbarung von Einzelgesprächen, wobei die Zeitzonen automatisch auf den Nutzer angepasst werden
  • Doodle: zur Terminvereinbarung in Gruppen. Du kannst eine Bezugszeitzone wählen und auch hier wird die Zeitzone automatisch an den Nutzer angepasst

Achtung: Wichtig ist bei all diesen Tools, dass du die Bezugszeitzone richtig einstellst!

 

Beachte die Zeitzonen in deinen Terminkalender

All die erwähnten Tools sind großartig. Sie helfen bei der Planung und können teilweise mit deinem Google Kalender oder iCal synchronisiert werden. Bei mir ist es so das alle Termine in meinem Kalendar von Apple zusammenlaufen. Hier beginnt auch ein großes Problem …

Bei jedem einzelnen Termin muss ich darauf achten, dass die Zeit für die richtige Zeitzone eingetragen ist. Auf dem Mac habe ich dafür ein kleines Dropdown-Menü. Da meine Bezugszeitzone MEZ ist, trage ich alle Termine für die deutsche Zeit ein.

Wenn ich mich jetzt selbst zwischen den Zeitzonen bewege, dann stellt sich mein Kalender automatisch auf die neue Zeit ein und zeigt mir alle Termine in der momentanen Zeitzone an, wobei die deutsche Zeit in Klammern dahinter steht.

Durch die Nutzung der Bezugszeitzone kann ich meinen Kalender jederzeit auf jede beliebige Zeitzone umstellen und sehe dann, zu welcher lokalen Zeit meine Termine in Bangkok, Barcelona oder New York anfallen.

Ich hoffe das macht alles Sinn für dich. Mir hat das System mit einer einzigen Bezugszeitzone und den Tools zur Terminplanung geholfen, um das Problem der Zeitverschiebung in den Griff zu bekommen.

Wie gehst du mit dem Problem der Zeitverschiebung um?

 

P.S. ich möchte dir noch eine kleine Anekdote erzählen, an die du dich hoffentlich erinnerst, wenn du das nächste mal die internationale Datumsgrenze überquerst. Vor drei Wochen sind wir von Shanghai über den Pazifik nach Los Angeles geflogen. Der Flug ging am Freitag um 22 Uhr und die Ankunft war für 17 Uhr geplant. Da ich sonst immer in die entgegengesetzte Richtung fliege, habe ich also für Samstag, den Folgetag, eine Unterkunft vor Ort gebucht. Erst im Flieger ist uns aufgefallen, dass wir die Datumsgrenze überqueren und damit am Freitag bereits vor der Abflugzeit ankommen. Eine kostspielige Erfahrung, da bei Ankunft keine günstigen Hotels zur Verfügung standen. Aber auch eine Erfahrung, an die ich mich (und du dich hoffentlich auch) erinnern werde.

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Hallo Sebastian,
ein cooler Artikel, der viele praktische Tools zusammenfasst. Lover’s Clock habe ich gleich mal installiert und auf die deutsche Zeitzone eingestellt. Als ich letztens von Thailand nach Malaysia gereist bin, hatte ich total verplant, dass ich damit auch die Zeitzone gewechselt hatte und habe das durch Verspätung und die typische “Aufregung” überhaupt nicht gemerkt. Computer und Handy stellen sich ja automatisch um. Erst nach einer Woche ist es mir aufgefallen. Dem und potentiell unerwünschten Nebenwirkungen bei Terminen ist jetzt vorgebeugt 😉

Christian

Hi,
ich stöbere heute in deinem Blog – sehr guter Inhalt – aber zu der Zeitproblematik ein paar Anmerkungen wie ich sie löse:

Lösung: Google Calender – done ;P

Im ernst, ich buche:
FLUG: egal wo, GMail trägt den Flug komplett im Kalender ein mit den richtigen Zeitzonen.
HOTEL: Hotels.com Hotels landen auch im Kalender

Auf meinem Android Phone bekomme ich sowiso immer die aktuelle Ortszeit per GSM – entsprechend sehe ich alle Termine korrekt.

Also das Problem mit Flügen und Hotels kenne ich deshalb nicht,
dein Tip mit der Bezugszeit ist dagegen gut für Absprachen in Person wo kein Kalendertermin versandt wird

toller Blog weiter so

Chris